Зміни до Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах

Внесені зміни щодо роботи з документами з обмеженим доступом, виконавчими документами та електронним підписом.

Державна судова адміністрація 25 липня 2022 року затвердила нову редакцію Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України.

Нова редакція Інструкції, серед іншого, акцентує увагу на порядку роботи з документами з обмеженим доступом, документами, які містять службову інформацію та державну таємницю, а також регламентує питання зберігання та знищення таких документів та інших відповідних матеріальних носіїв.

Окрема увага приділяється внесенню в Автоматизовану систему документообігу суду (АСДС) матеріалів судових справ з обмеженим доступом. При цьому підкреслюється, що самі матеріали судових справ з обмеженим доступом в автоматизовану систему документообігу суду не вносяться.

Інструкція передбачає, що суди можуть і самі затверджувати власну інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв, що містять службову інформацію.

В Інструкції також зазначено, що якщо матеріали судової справи, окрім документів з відкритою інформацією, містять документи (та/або додатки) з обмеженим доступом, то вони зберігаються і обліковуються окремо від судової справи за вимогами, встановленими для документів з обмеженим доступом.

Зміни в Інструкцію стосуються також і нюансів роботи з Єдиною судовою інформаційно-телекомунікаційною системою (ЄСІТС).

Наприклад, Інструкція передбачає, що при надходженні до суду електронного документа, засвідченого кваліфікованим електронним підписом, оригінал такого електронного документа вноситься до АСДС разом з відповідним кваліфікованим електронним підписом та звітом про результати перевірки дійсності цього підпису.

Також, в Інструкції зазначено, що виконавчий документ можу бути виданий у формі електронного документа.