Засади використання автоматизованої системи документообігу Теребовлянського районного суду Тернопільської області

ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням зборів суддів

Теребовлянського районного суду

Тернопільської області

№2 від 31.03.2025

 

 

Засади

використання автоматизованої системи документообігу

Теребовлянського районного суду Тернопільської області

 

 1.Загальні положення

 

1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі – Засади) розроблені на виконання вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11 листопада 2024 №39 (далі – Положення), та визначають порядок функціонування автоматизованої системи документообігу Теребовлянського районного суду Тернопільської області та особливості розподілу справ між суддями, засади формування колегії суддів, порядок розподілу судових справ шляхом передачі справи раніше визначеному у судовій справі судді,  а також повторного автоматизованого розподілу справ між суддями з унеможливленням впливу на їх формування осіб, зацікавлених у результатах судового розгляду справи.

 

Даними Засадами визначаються повноваження та порядок розгляду зборами суддів питань стосовно функціонування автоматизованої системи документообігу суду, відповідно до повноважень Зборів суддів, визначених Положенням.

 

1.2. Засади використання автоматизованої системи документообігу (далі - АСД) Теребовлянського районного суду Тернопільської області розроблені на виконання вимог Положення, не можуть суперечити його нормам та визначають особливості функціонування автоматизованої системи документообігу у даному суді.

 

1.3. АСД забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

- реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх руху;

- об’єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями Теребовлянського районного суду Тернопільської області з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді;

- визначення присяжних та народних засідателів для судового розгляду з числа осіб, які внесені до відповідних списків;

 

- надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;

- оприлюднення передбаченої цим Положенням інформації для розміщення на веб-сайтах судів веб-порталу «Судова влада України»;

-виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;

- централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі оригіналів електронних судових рішень, виготовлених судом;

- підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

- видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних;

- автоматичне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

- передачу судових справ до електронного архіву.

 

2. Здійснення автоматизованого розподілу справ між суддями.

 

2.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі

інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ. 

 

2.2. Визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:

- автоматизованого розподілу невідкладних судових справ в порядку КПК України, ЦПК України, КАС України, зокрема: клопотань, скарг, заяв під час досудового розслідування; справ щодо виборчого процесу; справ про адміністративні правопорушення, які розглядаються протягом доби за обов’язкової участі особи-правопорушника; 

- пакетного автоматизованого розподілу судових справ після їх реєстрації протягом робочого дня, але не пізніше ніж за 2 год до закінчення робочого часу;

- розподілу судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

- повторного автоматизованого розподілу судових справ.

 

2.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

• за два місяці до закінчення повноважень судді;
• за чотирнадцять календарних днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
• за один робочий день, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
• за три робочих дні, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
• у період відпустки судді;
• за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);
• під час тимчасової непрацездатності судді;
• у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
• у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя, в разі обрання судді касаційного суду до складу Великої Палати - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;
• в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

 

2.4. Якщо під час досудового розслідування суддя брав участь у кримінальному провадженні, а після того орган досудового розслідування виділив із вказаного кримінального провадження інше кримінальне провадження, якому було присвоєно новий номер то при надходженні до суду кримінального провадження для розгляду по суті із новим номером, при реєстрації такого кримінального провадження у АСДС вносити в обліково-статистичну картку на кримінальне провадження – 1-кп у розділі «Судді» інформацію про суддів,  які не мають права брати участь у розгляді та причину, яка унеможливлює участь судді у розгляді справи «код 14 – недопустимість повторної участі судді в розгляді справи».

 

2.5. Відмова судді  від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

В разі відмови судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи, керівник апарату суду або його заступник зобов’язаний  скласти акт, в якому зафіксувати даний факт, та негайно повідомити про це голову суду.

 

2.6. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини. У разі коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Положення.

 

2.7. При об’єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи. Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду першої інстанції для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.

 

2.8. У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.

 

При роз’єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких судових справ.

 

Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду (додаток 1 до Положення), що автоматично створюється автоматизованою системою.

 

2.9. Якщо суддя перебуватиме в нарадчій кімнаті понад один робочий день секретар судового засідання повинен заздалегідь подати письмову заяву, повідомивши про такі обставини керівника апарату суду чи його заступника, з метою припинення йому автоматизованого розподілу справ. Після виходу судді з нарадчої кімнати секретар судового засідання повинен в тому ж порядку довести це до відома керівника апарату суду чи його заступника для відновлення йому розподілу судових справ, в порядку, встановленому Положенням.

 

Перебування судді в нарадчій кімнаті в межах одного робочого дня не припиняє йому автоматичного розподілу справ.

      

 3.Коефіцієнт навантаження суддів та коефіцієнт складності судових справ.

 

3.1. Автоматизований розподіл судових справ  між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, коефіцієнту навантаження суддів та коефіцієнту складності судових справ.

 

3.2. Визначити такі спеціалізації суддів в Теребовлянському районному суді Тернопільської області:

• спеціалізація із здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх;
• спеціалізація із розгляду клопотань, скарг, заяв, які розглядає слідчий суддя під час досудового розслідування, в тому числі щодо неповнолітніх.

 

3.3. На підставі рішення зборів суддів Теребовлянського районного суду Тернопільської області з числа суддів обираються судді, які уповноважені здійснювати кримінальне провадження щодо неповнолітніх, а також слідчі судді.

 

4. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

4.1. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій

системі за такими правилами:

• із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження та відповідну спеціалізацію (за наявності) щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;
• для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;
• із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

 

4.2. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.

 

4.3. Коефіцієнт навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи розраховується за формулою, визначеною підпунктом 2.3.6 пункту 2.3 Положення.

 

4.4. Копія табеля обліку використання робочого часу щодо суддів відповідного суду, що складається для виплати заробітної плати, вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.

 

4.5. Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 Положення, не допускається.

 

5. Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

 

5.1.Збори суддів мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:

• у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);
• у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів;
• у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.48 пункту 2.3 Положення;
• які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні.
• які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки (підпункт 2.3.41 пункту 2.3 Положення);
• у разі повторного надходження до суду позовних заяв з передбачених процесуальним законом підстав.
• стосовно суддів, щодо яких за рішенням зборів суддів запроваджується (змінюється) спеціалізація з розгляду конкретних категорій справ.
• у інших передбачених законом випадках, через які суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ (в тому числі і у випадку обрання щодо судді запобіжного заходу з покладанням на нього обов’язків, які унеможливлюють здійснення ним правосуддя або участь у розгляді судових справ, та/або у випадку ухвалення Вищою радою правосуддя рішення про тимчасове відсторонення судді від здійснення правосуддя).

 

5.2. Збори суддів мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи тощо.

 

5.3. Збори суддів суду мають право зменшити навантаження щодо розгляду справ на суддів, які обіймають адміністративні посади в суді або виконують інші обов'язки, не пов'язані із здійсненням правосуддя (є членами Ради суддів України або здійснюють науково-викладацьку діяльність у Національній школі суддів України), але не більш ніж на шістдесят відсотків порівняно з навантаженням інших суддів.

 

5.4. Збори суддів мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.

 

5.5. Збори суддів мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

 

5.6. Зміни до налаштувань автоматизованої системи згідно з підпунктами 2.3.10-

2.3.16 пункту 2.3 цього Положення, вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів відповідного суду

 

6. Розподіл судових справ шляхом передачі раніше визначеному у судовій справі судді.

 

6.1. Передача судової справи раніше визначеному судді, судді-доповідачу проводиться щодо:

- клопотань (подань, скарг), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР), якщо інший порядок не визначений зборами суддів;

- судових справ, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після

скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи.

- заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

- заяви про перегляд заочного рішення;

- заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;

- матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

- зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;

- заяв про відновлення втраченого судового провадження;

- заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

- заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

- позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;

- справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька

адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

- справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання.

 

6.2. За відсутності заборони у процесуальному законі збори суддів мають право

передбачити інші випадки передачі судових справ (проваджень) раніше визначеному в судовій справі судді, судді-доповідачу.

 

6.3. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, передбачених  пунктом 6.1. цих Засад, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу за правилами, визначеними Засадами використання автоматизованої системи документообігу суду.

 

6.4. Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду (додаток 8 до Положення), що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.

 

Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується,

підписується та додається до матеріалів судової справи.

 

7. Повторний автоматизований розподіл справи між суддями.

 

7.1. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями Теребовлянського районного суду Тернопільської області  здійснюється у порядку, визначеному пунктами 2.3.43-2.3.48. Положення з врахуванням спеціалізації суддів цього суду та виконання ними обов’язків слідчого судді.

 

7.2. За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.

Електронний примірник такого розпорядження (додаток 14) вноситься до

автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

 

8.Особливості визначення присяжних

 

 8.1. Визначення присяжних проводиться для розгляду: кримінального провадження в суді першої інстанції; цивільних справ в порядку окремого провадження. Присяжні визначаються шляхом випадкового відбору (додаток 5) зі списку присяжних із дотриманням принципу рівної ймовірності відбору. Не бере участь у випадковому відборі присяжний у період відпустки, тимчасової непрацездатності, відрядження та в інших випадках, що унеможливлюють його участь у розгляді справи у визначений законом строк, за наявності в судів відповідної інформації, за розпорядженням керівника апарату суду здійснюється у порядку, визначеному пунктами 2.5.1-2.5.11. Положення.

 

8.2.При визначенні присяжних із загального списку присяжних виключаються ті, що в цьому році брали участь у розгляді справ більше ніж один календарний місяць, та ті, що були виключені на підставі відповідних ухвал суду в цьому судовому провадженні.

 

8.3.У разі визначення автоматизованою системою неможливості визначення присяжних автоматично створюється протокол щодо неможливості автоматизованого визначення присяжних (додаток 13). Протокол щодо неможливості автоматизованого визначення присяжних роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи. Автоматизоване визначення присяжних здійснюється за загальними правилами, визначеними цим Положенням, після усунення обставин, що унеможливлюють визначення присяжних.

 

8.4. Доступ для коригування протоколів щодо визначення присяжних автоматично блокується автоматизованою системою.

 

 

9. Прикінцеві положення

 

7.1. Зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу Теребовлянського районного суду Тернопільської області викладаються у формі нового письмового документа, який, з врахуванням внесених змін, підлягає затвердженню рішенням зборів суддів Теребовлянського районного суду Тернопільської області. Факт ознайомлення судді з їх змістом підтверджується його власноручним підписом, який вчиняється в аркуші ознайомлення.

 

7.2. Зміни до Засад використання автоматичної системи документообігу суду,   набирають чинності з дня їх затвердження зборами суддів.

 

Судді, які ознайомлені із Засадами використання автоматизованої системи документообігу Теребовлянського районного суду Тернопільської області, затвердженого рішенням зборів суддів Теребовлянського районного суду Тернопільської області №2 від 31.03.2025

 

 

Прізвище та ініціали судді	Дата	Підпис
Марціцка Ірина Богданівна	31.03.2025
Ромазан Леся Степанівна	31.03.2025
Малярчук Володимир Васильович	31.03.2025
Мельник Анна Володимирівна	31.03.2025